Rozpoczynając działalność gospodarczą jedną z pierwszych decyzji jakie nam przyjdzie podjąć jest ta związana z tym czy będziemy płatnikami podatku vat tzw. vatowcami czy też nie. Jeśli zdecydujemy się na bycie vatowcem, zobligowani jesteśmy do zgłoszenia tego faktu we właściwym z racji zamieszkania urzędzie skarbowymi wystawiania faktur vat za nabyte u nas produkty czy usługi.
Faktura vat jest podstawowym dokumentem księgowym, na podstawie którego dokonujemy rozliczenia się z urzędem skarbowym. Jest ona dowodem zakupu dla klienta i dowodem sprzedaży dla nas. Na jego podstawie jako klienci np. mamy prawo dokonania reklamacji lub zwrotu towaru. Faktura vat zawsze wystawiana jest w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Jedna jako oryginał dla klienta druga jako kopia dla sprzedawcy. Jeśli klient np. zgubi oryginał może domagać się wystawienia jego duplikatu, który jak w przypadku faktury wystawiany jest w dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Prawidłowo wystawiona faktura vat powinna zawierać szczegółowe informacje dotyczące zarówno sprzedawcy jak i nabywcy. Jeśli faktura wystawiana jest na potrzeby firm zawierających transakcję powinna zawierać następujące dane: pełną nazwę firmy i adres oraz nip zarówno sprzedawcy oraz nabywcy produktu czy usługi. Jeśli zakupu dokonuje osoba prywatna na fakturze powinny znaleźć się jej dane osobowe, adres nip, lub pesel. Dodatkowo na fakturze powinny znaleźć się : słowo faktura vat i numer dokumentu, data sprzedaży i data wystawienia dokumentu, pełna nazwa usługi lub produktu , stawka vat jaka obowiązuje w konkretnym przypadku, , jednostkę miary ( np. sztuki) , kod identyfikujący towar cena netto i cena brutto wyrażona cyfra oraz słownie oraz sposób zapłaty i tu mamy do wyboru dwie możliwości: przelew lub gotówkę. Jest to ważna informacja pozwalająca na właściwe rozliczenie faktury. Jeśli płatność ma być dokonana w formie przelewu termin do którego powinna być uregulowana. Standardowo jest to 7 lu 14 dni. Przy dłuższej współpracy z reguły strony umawiają się na dłuższe terminy 30, 60 lub90 dniowe. Dodatkowo powinna być informacja : imię i nazwisko wystawcy faktury oraz osoby upoważnionej do jej odebrania Jeśli podczas wystawiania faktury nastąpiła jakakolwiek pomyłka dotycząca którejkolwiek z pozycji konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Obecnie mamy możliwość wystawiania faktur droga elektroniczną.
-E-faktura
Niechęć polskich przeciębiorców względem faktur elektronicznych wynikała dotąd z rozbieżności w interpretacji faktur przekazywanych droga elektroniczną. Sytuacja zaczęła się zmieniać kiedy to zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 .12.2010 roku. (Dz. Ustaw. 249 poz. 1661 z 2010 r. ) Pozostawia ono bowiem swobodę w zakresie sposobu zapewnienia jej autentyczności i integralności e-faktury. E-faktura na mocy prawa jest na równi z fakturą tradycyjną (papierową) i można się nią rozliczać z urzędem skarbowym. Na mocy wyroku Wydanego przez Naczelny Sąd Administracyjny .
Z dniem 1 stycznia 2014 roku faktura elektroniczna to dokument księgowy który został wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. W praktyce oznacza to iż może to być dowolny format , który jest w stanie odczytać odbiorca faktury. Obowiązujące przepisy pozwalają na przesłanie dokumentu drogą elektroniczną jak również udostępnienie jej odbiorcy w postaci linku do pobrania zestrony.
- faktura proforma
W księgowości stosuje się cały szereg dokumentów ,które mają usprawnić dokonywanie transakcji i rozliczanie się z urzędem skarbowym w celu rozliczenia różnego rodzaju podatków. W obrocie gospodarczym faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Stąd też trudno było by jej szukać w jakimkolwiek wykazie dokumentów księgowych. Mimo to jest ona chętnie wystawiana przez przedsiębiorców. Wystawienie faktury vat nie rodzi żadnych skutków prawnych. Z punktu widzenia prawa podatkowego na wystawcy nie spoczywa prawo odprowadzenia podatku należnego a na nabywca nie ma prawa odliczenia podatku naliczonego. Czym więc jest faktura proforma? Proforma jest swoistego rodzaju propozycja , ofertą zawarcia umowy dotyczącej nabycia konkretnej usługi lub produktu. Celem wystawiania proformy jest więc przekazanie informacji o cenie, i szczegółów dotyczących transakcji, pomaga w uzyskaniu terminowej płatności a jej podpisanie przez nabywcę jest traktowane jako zawarcie umowy. Zawsze w momencie jej opłacenia przez nabywce musimy wystawić fakturę vat która jako dokument księgowy skutkuje skutkami prawnymi. Faktura pro-forma zasadniczo niczym nie różni się od faktury vat poza jej nagłówkiem pro-forma , który nie czyni z niej dokumentu księgowego. Fakturę pro-forma wystawia się zawsze przed otrzymaniem części zaliczki na poczet transakcji. W momencie otrzymania całej płatności zobowiązani jesteśmy jako przedsiębiorcy do wystawienia faktury vat.
- faktura korygująca
Prowadząc działalność gospodarczą wcześniej czy później staniemy przed koniecznością wystawienia dokumentu korygującego który może być faktura korygująca lub nota korygująca.
Polskie ustawodastwo przewidziało sytuację kiedy jedna ze stron popełni jakieś błędy na fakturze. W owej sytuacji można je naprawić poprzez wystawienie dokumentu księgowego w postaci wspomnianej już faktury korygującej lub noty korygującej. W pełnym zakresie korygować fakturę może tylko jej wystawca przy pomocy faktury korygującej. Nabywca usługi może dokonać korekty w węższym zakresie za pośrednictwem noty korygującej. Fakturę korygującą wystawia się zawsze do już istniejącego dokumentu księgowego w postaci faktury vat.
Faktura korygująca powinna zawierać następujące informacje:
- być opatrzona nagłówkiem faktura korygująca lub korekta
- posiadać numer faktury korygującej i datę jej wystawienia
- informacje dotycząca numeru faktury vat której dotyczy korekta i daty jej wystawienia
- dokładne dane dotyczące stron zawierających transakcję tj. w przypadku faktury vat
- przyczynę dokonania korekty
- treść omyłkowo podanych danych czy kwoty podane w omyłkowej wysokości
- prawidłowe brzmienie korygowanych danych( treści) , kwoty w prawidłowej wysokości.
- podpisy osób wystawiających korektę i ją przyjmujących.Fakturę korygującą wystawia się w dwóch egzemplarzach jedną jako kopię którą zatrzymuje wystawca faktury korygującej i jako oryginał który zatrzymuje osoba otrzymująca fakturę korygującą.Jeśli faktura korygująca była in-plus lub in-minus tzn. dotyczyła kwot zawartych na fakturze lub stawek podatku powinniśmy to uwzględnić dokonując rozliczenia się z urzędem skarbowym w najbliższym okresie rozliczeniowym od otrzymania bądź wystawienia takiej faktury.
Likwidacja faktur wewnętrznych
Z dniem stycznia 2014 roku zmieniają się przepisy dotyczące faktur tzw. wewnętrznych. Dotychczas przeciębiorcy mogli pewne transakcje dokumentować przy pomocy faktur wewnętrznych. Dotyczyło to między innymi wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, drobne prezenty, próbki to sytuacje które dotychczas były dokumentowane za pomocą faktur wewnętrznych. Teraz ustawodawca stwierdza iż przeciębiorcy „mogą” co oznacza ze mogą ale nie muszą dokumentować tych transakcji. To w jaki sposób przciębiorca będzie dokumentował operacje które nie stanowią potocznie zwanej sprzedaży zależy tylko od niego. Ustawodawca zostawia w tej kwestii przeciębiorcy wolną rękę. Naliczenia vatu można więc dokonywać poprzez notę baz też oświadczenie lub zupełnie zrezygnować z jakiegokolwiek dokumentu. Jednak ze względu na czytelność operacji, ich przejrzystości , i zachowanie porządku w dokumentach wato pozostać przy wystawianiu dokumentu na potrzeby naliczania watu. Pozwoli to nam na uniknięcie jakichkolwiek podejrzeń.
Zmiany w fakturach korygujących.
Każdy kto prowadzi swój biznes wcześniej lub później stanie przed koniecznością wystawienia faktury korygującej. Przyczyn a w rezultacie konieczności wystawienia tego typu dokumentu może być wiele. Zazwyczaj są to pomyłki dotyczące błędów formalnych np. pomyłki w błędnie podanym nipie czy adresie. Dotyczyć tez mogą kwestii bardziej istotnych jak kwestie ceny które przekładają się na rozliczenie vatu. W zależności od rodzaju pomyłki na dokumencie księgowym konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Dotychczas nie było koniecznym podawanie przyczyny korekty. Powód dokonania korekty konieczny był tylko w przypadku faktur korygujących „in minus”czyli takich które zmniejszają wysokość vatu. Z dniem 1-go stycznia 2014r. roku ustawodawca nałożył na przedsiębiorców wystawiających faktury korygujące zarówno te „in minus” jak „in plus” oraz te które korygowały błędy formalne dotyczące np. pomyłki w nazwie firmy na podawanie przyczyny wystawiania faktury korygującej.
Ustalono termin jaki obowiązuje sprzedawcę do wystawienia faktury na podstawie paragonu.
Nowe przepisy w końcu rostrzygają sytuację dotyczącą terminu w jakim przedsiębiorca (sprzedawca) ma obowiązek wystawienia faktury na podstawie paragonu. Dotychczas brak uregulowania tego przez ustawodawcę powodował iż jedne sklepy wystawiały je w terminie do tygodnia od daty wystawienia paragonu inne nawet w terminie kilku miesięcznym. Od nowego roku tj. od 1 stycznia 2014 roku ustawodawca określił termin w którym sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury na podstawie paragonu i jest to okres 3 miesięcy od daty dokonania zakupu licząc od końca miesiąca w którym nastąpiła sprzedaż. Po upływie tego okresu sprzedawca może ale nie musi tego uczynić. Wszystko bowiem zależy od jego dobrej woli.
