Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga załatwienia szeregu rozlicznych formalności, wśród których wyróżnić należy między innymi sprawdzenie czy konkretnie w przypadku naszego przedsiębiorstwa nie jest konieczne zaopatrzenie się w kasę fiskalną. Obowiązek stosowania kasy na co dzień pojawia się w momencie przekroczenia przez nas sprzedaży na kwotę 20 tysięcy złotych. Przy zakupie kasy fiskalnej przysługuje nam ulga podatkowa na zakup wyżej wyszczególnionego urządzenia. Nie może być ona jednak większa niż 700 zł. Więcej informacji na temat aktualnych przepisów poniżej.
Pierwsze od czego należy wyjść, to upewnienie się czy charakter naszego działania nie wymaga posługiwania się kasą fiskalną. Nie jest z kolei potrzebne inwestowanie w kasę rejestrującą, kiedy oferowane usługi oraz dystrybuowane towary są przeznaczane na rzecz przedsiębiorstw oraz organizacji a także organów administracji samorządowej i państwowej. Rejestrowanie każdej sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej jest niezbędne w momencie, kiedy wyżej wyszczególnione usługi oraz towary są dystrybuowane osobom fizycznym, które nie posiadają osobistej działalności gospodarczej jak również rolnikom, których nie obejmuje obowiązek regulowania podatku VAT.
Ściślej rzecz ujmując, kasa fiskalna jest wymagana wówczas, gdy dokonywana jest sprzedaż:
- usług taksówkarskich, przewozów pasażerskich typu transport busami (bez względu na to czy działalność opiera się na kursach regularnych, czy też nieregularnych),
- gazu płynnego,
- produktów wytwarzanych z metali szlachetnych bądź z zastosowaniem innych surowców metalowych, które ujęte zostały w specjalnym wykazie,
- wyrobów tytoniowych oraz napojów alkoholowych, w których zawartość alkoholu jest wyższa niż 1,2% oraz napojów alkoholowych, które stanowią mieszankę napojów bezalkoholowych oraz piwa, w których poziom alkoholu jest wyższy niż 0,5%,
- silników spalinowych tłokowych, wewnętrznego spalania, części i akcesoriów używanych w pojazdach mechanicznych oraz nadwozi, które stosowane są w mechanicznych pojazdach, przyczepach i naczepach.
- płyt CD i DVD, taśm magnetycznych, kart pamięci, dyskietek oraz kartridżów,
- odbiorników radiowych, telewizyjnych oraz sprzętu telekomunikacyjnego i fotograficznego
Dodatkowo kasa fiskalna stanowi również obowiązek w przypadku dostaw wszelkich wyrobów paliwowych do silników lub wyrobów mających pełnić rolę dodatków oraz domieszek do paliw silnikowych. Tyczy się to każdego produktu tej kategorii, który jest proponowany na sprzedaż oraz przeznaczany do zastosowania.
Ponadto warto również mieć świadomość, że nie wszystkie rodzaje prowadzonych działalności gospodarczych wiążą się z potrzebą zaopatrywania się w kasy fiskalne. Istnieje spora lista takich biznesów, które mogą być realizowane bez konieczności inwestowania w urządzenie rejestrujące. Przykładem są tu wszelkie firmy, które świadczą usługi ściśle powiązane z branżą recyklingu, hotelarstwa, ubezpieczeń, prawa, rolnictwa, edukacji, pocztą oraz finansami. Do roku 2013 zwolnieniem objęte były też placówki nauki jazdy, jednakże na podstawie przekształceń w obowiązujących przepisach prawnych przywilej wobec tego typu szkół zlikwidowano. Bez kasy swobodni mogą także działać sklepy internetowe, które organizują sprzedaż wysyłkową, lecz wyłącznie te, w których wszelkie należności regulowane są drogą przelewu, zaś sprzedający prowadzi ewidencję. Wtedy informacje o nabywcy oraz detale na temat płatności i zakupu można ze sobą łatwo zestawić. Nie wielu przedsiębiorców się na takie rozwiązanie decyduje. Posiadanie kasy fiskalnej jest „bezpieczniejsze”.
Są jednakże i takie sytuacje, w których dana działalność gospodarcza jest formą pośrednią, a zatem nie zostaje uwzględniona ani w grupie biznesów wymagających używania na co dzień kasy fiskalnej, ani też w grupie zwolnionej z tego obowiązku. Wtedy takowy podmiot zostaje objęty tak zwanym limitem obrotu, który przesądza o zwolnieniu. Na podstawie bieżących reguł prawnych limit wynosi 20 000 zł rocznie i odnosi się on do podmiotów, które prowadzą działanie przez kolejny rok oraz firm, które dopiero co zaczynają swoją działalność w danym roku. Tym samym wszystkie te firmy, które „załapały się” na zwolnienie wynikające z limitu zobligowane są prowadzić ewidencję sprzedaży umożliwiającą wskazanie, kiedy korzystanie z kasy fiskalnej stanie się konieczne.
Na początku ewidencjonowania dystrybucji rejestrowanej na kasie właściciel danego podmiotu dysponuje prawem do odliczenia sumy potrzebnej na wyposażenie się w niezbędny sprzęt od podatku VAT. Zgodnie z zasadami dopuszczalne jest odliczenie 90% kosztów zakupu netto bez uwzględnienia VAT. Ważne natomiast, aby łączna kwota nie była wyższa niż 700 zł. Poza tym, wymagana jest także faktura, która powinna być wystawiona na podmiot owego przedsiębiorcy. Jest ona bowiem dokumentem zaświadczającym o faktycznym nabyciu kasy fiskalnej. Odliczenie przeprowadza się na druku VAT-7. Należy z kolei pamiętać, że nie każdy jeden model sprzętu tego typu jest możliwy do odliczenia. O tym, która kasa konkretnie się kwalifikuje decyduje certyfikat homologacji, który przyznaje Główny Urząd Miar w oparciu o parametry techniczne ustalone odgórnie przez Ministra Finansów.
Dodatkowo ulga na zaopatrzenie się w kasę rejestrującą obejmuje też wszystkich prowadzących działalność, którzy są zwolnieni z podatku VAT. W tej sytuacji po nabyciu przez przedsiębiorcę urządzenia wszelkie poniesione na ten cel wydatki zostają właścicielowi firmy zwrócone. By ubiegać się o oddanie danej sumy trzeba wystosować wniosek do placówki skarbowej. Wraz z formularzem wymagane jest dołączenie oryginalnej faktury, jaka jest dowodem na to, że rzeczywiście zakup kasy miał miejsce oraz potwierdzeniem wydania takiej a nie innej kwoty. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że nieużytkowanie kasy fiskalnej przez okres trzech lat od momentu ich zakupu skutkuje utratą ulgi i koniecznością zwrócenia uzyskanej na jej podstawie kwoty. Równo co rok, właściciel zobowiązany jest także do realizacji przeglądu technicznego urządzenia.
Każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna sprzedaż towarów lub usług z wykorzystaniem rejestracji poprzez kasę fiskalną jest zmuszony do przekazania o tym informacji do urzędu skarbowego. Musi się to odbyć drogą pisemną. W wiadomości trafiającej do fiskusa uwzględniona ma być konkretna liczba kas rejestrujących oraz miejsca, w jakim są one stosowane. Co ważne, dokument potwierdzający wyżej wymienione fakty powinien być dostarczony przed datą wystartowania z ewidencją przy użyciu kasy. By zastosowanie urządzenia rejestrującego przebiegało jak należy wymagane jest poddawanie ewidencjonowaniu każdej sprzedaży towarów i usług oraz wydawanie konsumentom na tej podstawie paragonów opiewających na prawdziwe sumy przez nich płacone. Co dobę wykonywane mają być także specjalne raporty kasowe. Takie same przygotowuje się też miesięcznie. Tego rodzaju sprawozdania muszą być sporządzone przed realizacją sprzedaży w kolejnym dniu bądź miesiącu. Poza paragonami wydawanymi klientom, przedsiębiorca ma obowiązek zachowywania kopii również dla siebie. Archiwizacja jest ważna przez pięć lat, nie biorąc pod uwagę końcówki roku, w którym upłynął termin dokonania regulacji podatku VAT.
