Pit – 5 stanowił jeszcze kilka lat temu deklarację na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy, która została wprowadzona na podstawie artykułu 44 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku. Konieczność wypełniania owego dokumentu obowiązywała do roku 2007. Obowiązek regularnego dostarczania druku dotyczył podatników kontynuujących własną działalność gospodarczą o profilu pozarolniczym. Dodatkowo deklaracją objęci byli również podatnicy, którzy uzyskiwali jakiekolwiek przychody wynikające z podnajmu, najmu bądź dzierżawy a także wszelkich innych ustaleń prawnych podobnego typu.
Generalnie PIT-5 był dokumentem potrzebnym do tego, aby na papierze móc przedstawić konkretne ustalenia odnośnie kwoty dochodu bądź straty, a także sumy podatku do wysłania, która została pomniejszona o składkę ZUS przekazywaną na ubezpieczenie zdrowotne. Zasada rozliczenia polega w tym przypadku na ustaleniu dochodu, a następnie po odjęciu ulg określeniu właściwej wysokości podatku i dalej stosownej zaliczki miesięcznej. Jak wynika z artykułu 44 ust. 6 zaliczka za okres styczeń – listopad winna być płacona w terminie najpóźniej do 20 dnia poszczególnego miesiąca (za miesiąc wcześniejszy). Z kolei kwotę za grudzień należy zapłacić do razem z należnością za listpopad i zgodnie z obowiązującymi przepisami ma ona wynieść dokładnie tyle samo, ile należności listopadowe.
Gdy wraz z rokiem 2007 doszło do modyfikacji w obowiązujących przepisach, w związku z czym większa grupa prowadzących własne firmy została zwolniona z konieczności składania deklaracji rozliczeniowych dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych. Początkowo wydawało się, że brak konieczności comiesięcznego przygotowywania deklaracji PIT-5 będzie sporym ułatwieniem dla podatników. Po pierwsze wiązało się to z redukcją tradycyjnej papierkowej roboty, a po drugie z możliwością zaoszczędzenia czasu. Mimo wszystko jednak do roku 2007 to właśnie na podstawie obowiązujących deklaracji możliwe było gruntowne skontrolowanie prawidłowości prowadzenia księgowości. Od roku 2007 natomiast pojawił się chaos wywołany dezorientacją w obliczaniu składek, niedokładnością ustalania konkretnych sum oraz gubieniem się w kwotach wymaganych do zapłacenia. Przekształcenia w zakresie dokumentów należnych do dostarczenia urzędowi skarbowemu, zwłaszcza w pierwszym roku po wycofaniu druku PIT-5, skutkowały więc nierzadko sporymi lukami w obiegu dokumentacji. Szczególnie kłopotliwe okazało się to w przypadku stosunkowo niewielkich podmiotów gospodarczych, gdzie do kalkulacji nie korzystano z komputera oraz aplikacji elektronicznych, ale obliczeń dokonywano ręcznie. Wówczas zdarzało się, że papiery z wyliczeniami były zawieruszane, co z kolei rodziło problem w momencie, gdy trzeba było wytłumaczyć się przed fiskusem. W celach niekomplikowania sobie pracy i nieprzysparzania trudności z urzędem skarbowym, mimo braku obowiązku wypełniania deklaracji PIT-5 wielu podatników nadal to robiło i robi do chwili obecnej. Druki w wielu przedsiębiorstwach przygotowuje się identycznie jak miało to miejsce do roku 2007 i przechowuje na wszelki wypadek, co stanowi dla właścicieli firm swego rodzaju „zabezpieczenie”.
Poprzez PIT-5 możliwe jest zatem proste określenie sumy dochodu oraz straty, wykazanie odliczenia od podatku oraz dochodu, co stanowi namacalny „dowód” na to, czemu w określonym miesiącu zaliczka na podatek dochodowy wynosiła dokładnie tyle, ile przyjęliśmy. Jest to więc swoista „ochrona” dla podatnika w momencie ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego.
